¿Cómo hacer inventario?

Hacer inventario en tu empresa, vamos a reconocerlo, es una de las tareas más tediosas y que vas aplazando porque siempre surge algún imprevisto más importante y es un error.

Es importante el control de los artículos que hay en tu empresa. Esto se traducirá en una mejora de los procesos de gestión y del servicio al cliente.

El inventario sirve para conocer exactamente qué productos tiene tu negocio y tener un conocimiento completo de su valor, estado y ubicación.

¿Cómo debes organizar y clasificar tu inventario?

En primer lugar, es esencial que conozcas la ubicación de todos los artículos que hay en tu empresa. Esto es una tarea fácil si tienes los artículos debidamente codificados y están ordenados siguiendo método de almacenaje concreto que facilite la búsqueda de cualquier producto a los empleados de tu empresa.

Es también completamente fundamental que haya constancia de todos los artículos en una sencilla base de datos (vale, por ejemplo, una hoja de Excel).

Haz recuento de todas las existencias de la empresa, ve anotando la referencia de cada uno de los productos y, con todos estos datos, vas actualizando tu base de datos. De esta manera, tendrás constancia de los diferentes artículos que hay en la empresa, el número de unidades de cada artículo, así como su valor económico.

Es recomendable emplear algún método de clasificación que te permita hacer un buen inventario.

Clasificación ABC

Uno de los métodos más extendidos y popularizados en el mundo de la empresa es la Clasificación ABC. Ésta realiza una categorización de los productos en función de su importancia en la empresa:

  • Clase A: artículos más valiosos de tu negocio y que representan el 80% del valor total del stock, y serán aproximadamente un 20% de los productos.
  • Clase B: artículos que tienen una importancia secundaria.: artículos que tienen una importancia secundaria.
  • Clase C: artículos que tienen una importancia casi irrelevante sobre el valor del stock.

¿Qué ventajas obtienes al hacer un buen inventario?

Gracias a hacer un correcto inventario podrás:

  • Evitar roturas de stock: Al realizar inventario de manera constante, detectas inmediatamente si tienes o no determinados productos en stock, si algún artículo se va a agotar y debes reponerlo pronto, etc. Así, evitarás pérdida de ventas por no tener un stock correcto.
  • Detectar el material caducado o deteriorado. Comprobarás los artículos que no estén en buenas condiciones para la venta.
  • Hacer promociones y liquidaciones para artículos que estén a punto de caducar.

Pasos para elaborar correctamente un inventario

  1. Acondiciona y organiza el espacio donde se ubicarán los artículos: Debes asegurarte de que el espacio este limpio e iluminado para cada producto. Además, se recomienda contar con estanterías rotuladas para ubicarlos.
  2. Define el sistema y formato de almacenamiento
  3. Define la codificación de los artículos
  4. Elige una herramienta de control de stock: Tienes a tu disposición todo tipo de opciones: desde plantillas pre diseñadas en Excel hasta diversos Software de Gestión a la medida.
  5. Registra todos los movimientos: Debes registrar la entrada y salida de los productos, en la herramienta que utilices para el control de stocks. Esto te permitirá contar con información precisa al momento de la venta.
  6. Realiza un inventario físico real: Si este no es exacto, será imposible hacerlo coincidir con el conteo del inventario final.
  7. Programa el inventario: Marca en tu calendario un día para realizar el inventario. Se puede realizar de forma mensual, trimestral o anual.

¿Cómo hacer un inventario en Excel?

Realizar el inventario con Excel será realmente sencillo, vamos a ver como se debería hacer:

Dedicamos cuatro columnas (columnas de la A a la D, por ejemplo) a incorporar la información sobre los productos que queremos hacer inventario.

  • Columna A: Código de barras del producto. En este espacio escribiremos cada código de barras correspondiente a cada producto.
  • Columna B: Código del producto. En esta columna anotamos el código interno en caso de tenerlo que identifica a cada producto.
  • Columna C: Descripción del producto. Será el dato que nos sirva para verificar que el artículo al que estamos referenciando es el que realmente estamos recontando y no otro.
  • Columna D: Cantidad total inventariada. En esta columna aplicaremos una fórmula de suma de todas las cantidades de cada producto.
Ejemplo de un inventario en Excel

Ejemplo de un inventario en Excel.

Software alternativo para crear tu inventario

  • Crea tu inventario con Microsoft Access.
  • Utiliza OpenOffice Calc como segunda opción para crear tu inventario.
  • Prueba el software Sales Manager Pro de Vendio como otra alternativa para crear tu inventario.
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