ERP: Guia completa para pymes

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Nadie va a negar que el Business Inteligence (O inteligencia empresarial) está de moda, por ello, hoy vamos a explicarte un nuevo concepto que igual no conocías, el concepto del ERP.

¿Qué es un ERP?

Las siglas ERP significan "Enterprise Resource Planning" o en castellano, "sistema de planificación de los recursos empresariales" que no es otra cosa que un sistema informático para controlar tu negocio que te permitirá tener bajo control la logística, las ventas, y el inventario de tu negocio...

Un ERP podríamos decir que es un sitio donde converge toda la información de la empresa, en la que se integran tanto las cuentas anuales de la empresa como la información de recursos humanos, podríamos decir que lo que nos permite es tener una visión general de la empresa.

Este es un concepto muy parecido al CRM (¿No sabes que es un CRM?) pero el CRM solo se aplica a la gestión de ventas y comerciales, a diferencia del ERP que sirve para toda la empresa y para todas las empresas.

Si no te ha quedado claro aún que es el ERP, te dejamos un vídeo 😉

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¿Porque es importante el ERP?

Tu empresa (Aunque sea pyme) necesita un sistema de información ERP, porque entre otras cosas te va a permitir tener un mejor control de todo lo que está sucediendo en la organización.

Además de esto, te permitirá ahorrar costes, ya que tendrás más información y podrás tomar mejores decisiones, por tanto el coste de tomar decisiones erróneas se reduce, y en consecuencia las pérdidas.

A continuación, vamos a darte 6 argumentos por los que debes instalar mañana mismo un sistema ERP:

1. Solucionan problemas derivados del uso de múltiples sistemas de información

Imagina que en una regata cada remero habla un idioma diferente y dispone de un remo de distinta forma y tamaño. Aunque consiguieran avanzar (no sin dificultades), probablemente no lo harían en línea recta y, desde luego, pueden ir olvidándose de ganar la competición.

Ejemplo

Conecta todos los procesos con un mismo software. Si usas programas distintos en cada área empresarial, al igual que con una regata con distintos remos, determinados procesos pueden verse plagados de errores fruto de duplicidades e información poco fiable.

Estos errores pueden terminar haciendo montaña en el largo plazo y provocar problemas, algunos de estos son:

  • Que vendas más de lo que puedes entregar
  • Que produzcas mucho más de lo que vendes
  • Que se produzcan errores o retrasos si tu producción es bajo demanda

Todos estos supuestos son fruto de pequeños errores que surgen de no tener un sistema de de inteligencia centralizado.

¿La solución? Instala un software de gestión único (ERP) que permita a todas las áreas de tu negocio comunicarse con fluidez entre sí, poniendo en marcha procesos conjuntos sin riesgo de fallos ni retrasos.

Recuerda...

Una de las funciones del ERP es unificar las áreas de negocio de la empresa, y que todos los softwares de la organización "hablen el mismo idioma".

2. Porque te dan toda la información que necesitas al momento

¿Cuántas veces has dicho que sí a un encargo sin consultar si tenías suficiente stock del producto? O, peor aún, ¿no has podido confirmar un pedido a tiempo porque no estabas seguro de que pudieras asumirlo?

En el día a día necesitamos recabar datos de diferentes áreas para poner en marcha los procesos de producción, venta y cobro.. Necesitas poder confirmar la disponibilidad de stock para aceptar los pedidos, su producción para proceder al envío, su entrega para emitir las facturas, etc.

Cuando la información que necesitas para poner en marcha diferentes procesos no se encuentra en un solo sitio y tienes que "pescarla" de cada área, solo puede suceder que:

  • Se produzcan retrasos en procesos, como emisiones de facturas o seguimiento de los cobros.
  • Falten algunos artículos en almacén y esto desemboque en retrasos y una caída en la satisfacción de tus clientes
  • No te des cuenta de que algunos productos se están acabando y te quedes sin existencias de manera inesperada.

Todos tus empleados, desde comerciales a gestores de almacén, deberían tener la capacidad de consultar el estado de cada proceso en tiempo real.

Recuerda...

Un ERP te permitirá tener un mayor control de tus procesos de negocio, evitar errores y tener la empresa siempre bajo control.

3. Porque a estas alturas tu departamento contable te tiene manía

El área financiera suele dedicar varias horas a la semana a introducir las facturas y órdenes de venta de manera manual en diferentes sistemas de contabilidad y ventas. ¿Por qué gastar tantas horas en estas tareas si un software ERP podría solucionarlo en un instante ?

Como poníamos antes en evidencia, cada departamento es un engranaje. Por eso se hace vital tener actualizada y disponible la información de cada uno de ellos.

En el caso de los departamentos de administración y financiero esto es especialmente importante, ya que deben invertir una gran parte de su tiempo en recopilar esta información de cada área de empresarial. Sin embargo, con un ERP, tus contables y gestores verán cómo:

Recopilan información rápidamente

Pueden recopilar en apenas unos clicks toda la información que necesitan para ejercer un control férreo del flujo de caja, previniendo (o previendo, al menos) entrar en "números rojos" y contando con una herramienta que te facilite la concesión de préstamos y créditos.

Gracias a eso, ven facilitada la tarea de elaborar informes financieros que, de otra forma, podrían requerir semanas de trabajo de consolidación de datos mediante herramientas manuales.

Te blindan contra los morosos

Cuentan con la posibilidad de establecer alarmas de emisión y vencimientos de facturas, asegurándote una empresa a prueba de morosos e impagos.

Recuerda...

Con un ERP a tu departamento de contabilidad y finanzas le será más fácil su trabajo, gracias a la automatización que permite este tipo de software.

4. Porque tu proceso de venta y la satisfacción de tus clientes son un caos

Cuando las empresas crecen, dos de sus mayores desafíos son:

  • Gestionar inventarios
  • Gestionar las expectativas de los clientes

Tus usuarios quieren mucho más que adquirir un producto o servicio, y demandan estar informados del estado de su pedido en cada momento.

Mantener de forma separada las ventas, el inventario y los datos de tus clientes, puede crear al final serios colapsos, por ejemplo que un cliente llame para preguntar por su pedido y tus empleados no tengan acceso a su seguimiento.

Lo más probable es que esto desemboque en una mala experiencia con tu marca. Todas estas particularidades se pueden solucionar con un software que sea capaz de:

  • Coordinar las órdenes de compras de los clientes enlazando todo el proceso de recepción, cobro, producción y envío para que cada fase se active forma automática.
  • Conseguir un proceso de venta y entrega a prueba de imprevistos disponiendo de la información del estado de cada área y pudiendo establecer alarmas que anticipen problemas como rupturas de stock.
  • Mejorar la visibilidad de tu inventario para que tus empleados puedan responder a todas las cuestiones planteadas por los clientes.
  • Informar a tus clientes sobre el estado de sus pedidos mejorando su experiencia al enviarles actualizaciones del estado de su pedido incluso antes de que las soliciten.

Recuerda...

Para que tus trabajadores tengan toda la información que necesitan y no tengan que ir pidiéndola y perder tiempo en esto, un ERP es una solución muy inteligente.

5. Porque alguna vez has pensado o escuchado “si lo llego a saber antes”

La toma de decisiones es el principal aspecto que determina el éxito o fracaso de la misma.

Has pensado...

  • ¿Cuánto tiempo te llevaría averiguar cuál es tu margen promedio de ventas?
  • ¿En qué lugar guardas métricas como los pedidos o ventas diarios?
  • ¿Quién es tu comercial/vendedor más rentable y qué cosas te dan pérdidas?
  • ¿Sabes si hay clientes que tengan negocios en otros sectores a los que puedan darte entrada?

Las oportunidades perdidas y soluciones a problemas muchas veces nos parecen obvias a "toro pasado". Un dilema que suele saldarse con tu negocio como víctima y el pensamiento de "si hubiera sabido antes que...". ¿La causa de todo? La falta de información actualizada.

Sin duda, éste es el gran problema de confiar en los sistemas de gestión más simples. Un problema que puede acarrear desde desconocimientos del estado del almacén hasta rupturas de stock en épocas críticas, y esto no nos conviene.

Recuerda...

Para mejorar algo primero es preciso medir, luego analizar y por último enunciar hipótesis de mejora. Un ERP empieza por medir todos los datos de tu empresa.

6. “Soy demasiado pequeño para un ERP”

Si trabajas en una pequeña compañía, probablemente piensas que aún no ha llegado el momento de invertir en un sistema ERP pero, la pregunta más importante es...

¿Cuáles son tus perspectivas de crecimiento? Quizá estés pensando que invertir en un sistema ERP no tiene mucho sentido ahora que tu empresa aún es pequeña.

Sin embargo, si aunque no sea estrictamente necesario y no obtengas todos los beneficios anteriormente comentados, en empresas pequeñas, un ERP te puede ayudar a...

  • Controlar y estructurar el crecimiento de tu empresa con el ERP como guía, evitarás estructuras demasiado complicadas o inconexas.
  • Aumentará las opciones de que dispones para tomar las decisiones de manera más fácil y de esta manera que faciliten el correcto crecimiento de tu negocio.
  • Implantar este sistema será mucho más sencillo e instaurarás la cultura necesaria para que cuando la empresa sea más grande se continue haciendo.

Recuerda...

Aunque tengas una empresa pequeña, no desaproveches los beneficios que puede darte un ERP, además será más sencillo de implementar y cambiar la actitud de las personas.

¿Cuando implantar este sistema informático?

El momento idóneo como hemos comentado anteriormente para instalar un ERP es cuando la perspectiva de crecimiento sea buena. Si tu perspectiva de crecimiento es limitada, un sistema ERP te va a servir de poco.

Por un lado, no importa si eres una pyme o una gran organización, los beneficios que aporta este sistema de gestión de recursos empresariales los vas a tener igual, independientemente del tamaño. Incluso hay ERPs dedicados en exclusiva para pymes.

¿Qué ERP existen en el mercado?

Actualmente existen una gran cantidad de sistemas ERP, pero es importante saber que no es el adecuado el mismo para una pyme que para una gran empresa.

Actualmente hay algunos muy famosos como Oracle, SAP... Pero estos no son adecuados para las pymes.

Desde el diario Expansión, nos dan unas claves para escoger bien un buen sistema ERP si somos una pyme. Pero para facilitarte la vida, nosotros te recomendamos dos opciones:

ERPs recomendados para pymes

TinyERP

Sistema ERP gratuito de código abierto, gratuito, muy sencillo de instalar y completo.

Permite de 5 a 50 empleados., para que todos puedan usar el ERP

Open Bravo

Open Bravo es un software de código abierto gratis, su principal ventaja es que es 100% web.

Podrás acceder desde cualquier dispositivo en cualquier lugar.

Odoo

Un software muy completo, también en la nube, solo pagarás por los módulos que quieras gastar y por los usuarios.

Muy recomendado por su integración con otras plataformas.​

¿Qué ERP es mejor?

Como hemos comentado anteriormente, ningún sistema ERP es mejor que otro, cada uno esta diseñado para hacer mejor una función que los demás, por tanto no podemos decir que ninguno es mejor que otro.

Para pymes se recomienda el uso de Odoo, ya que es un software muy completo a un precio muy competitivo, y si necesitas más potencia, siempre podrás cambiar a un software más profesional como Oracle SAAP, o Microsoft Dynamics

No obstante si no lo tienes claro lo mejor sería empezar con alguno gratis como TinyERP o OpenBravo​, y si el ERP aporta mucho valor a tu empresa, lo recomendado sería pasar a Odoo.

Mientras que para una gran empresa será mejor uno muy potente, aunque sea caro, para una pequeña pyme, será ideal uno sencillo que no sea muy difícil de implementar.

Conclusiones acerca del software ERP

Los ERPs son la herramienta de gestión definitiva de tu negocio del s.XXI. Negocios marcados por la competitividad, globalización y la obligada exactitud. Una herramienta que permite la consolidación de todo el sistema de tu negocio para, en resumen:

  • Eliminar errores en todos tus procesos, desde la venta a la producción.
  • Reducir las cargas de trabajo de todos tus departamentos.
  • Mejorar la experiencia de tus clientes.
  • Tomar mejores decisiones en menos tiempo.
  • Sentar las bases del crecimiento de tu negocio.

Hemos visto como un software de gestión como un ERP puede mejorar tu empresa. El uso de sistemas de inteligencia empresarial o business inteligence es cada vez más importante en las empresas.

Estos sistemas informáticos te permitirán medir tu empresa, para poder mejorar. Sin duda las pymes que hagan uso de estos sistemas, como los ERP, tendrán una ventaja competitiva sobre aquellas que no los usan.


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