Fases del proceso administrativo

El proceso administrativo como ya sabes es una herramienta para organizar los proyectos de tu empresa, cada vez que tengas que realizar un nuevo proyecto con tu organización, deberías tener en cuenta cómo se realiza el proceso administrativo.

Fundamentalmente el proceso administrativo tiene dos etapas muy diferenciadas, por un lado tenemos la primera fase, en la que se planifica todo lo que se va a hacer y la manera en que se va a hacer, y por otro lado tenemos la segunda fase, que consiste en la aplicación de lo que hemos planificado, vamos a ver estas dos fases:

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PRIMERA ETAPA: FASE MECÁNICA

La fase mecánica es la primera etapa del proceso administrativo, donde se realiza la estructura principal del proyecto a realizar, esta se compone de dos fases:

Fase 1. Planeación

La primera fase es la de planificación o planeación, aquí es donde se definen los objetivos a seguir, tanto a largo, como a medio y corto plazo. Aparte de esto también se tienen que definir las estrategias que se van a realizar para conseguir estas metas, detallando las acciones concretas que se van a seguir.

También es necesario conocer los recursos de los que se dispone y los que se necesitan, tanto los recursos materiales como el dinero como los inmateriales, ya sea en materia de competencias y competencias de personas como en tiempo.

Es importante que la alta dirección tome parte de este proceso, ya que lo que se defina en esta fase tiene que ir en consonancia con la misión y la visión de la empresa.

¿Cuales son las herramientas de la fase de planificación o planeación?

  • Pronósticos: Predicciones de lo que puede suceder o esperar.
  • Programas: Conjunto de metas, procedimientos, recursos y otros elementos necesarios para llevar a cabo una actividad.
  • Planes: Criterios de medición mediante los que se diseñan los controles

Perfecto, hemos definido las herramientas que vamos a necesitar en esta primera fase, en resumen, los elementos clave para pasar de fase son:

  • Presupuestos: Instrumento que obliga a una organización a hacer por adelantado una planificación de gastos e ingresos estimados.
  • Objetivos: Estos son los fines últimos hacia los cuales se encaminan las actividades.
  • Gráficas de Gantt: Gráfico de barras que muestra que labores hay que hacer y cuándo.
  • Diagramas de flujo: Representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso.
  • Manuales: Instrumento de comunicación que muestra la estructura de la empresa en palabras y gráficas, para que sea más entendible.
Ejemplo de Diagrama de Gantt

Ejemplo de Diagrama de Gantt extraído de la web de Cultura Colectiva

Diagrama de flujo

Ejemplo de un diagrama de flujo sencillo

Fase 2. Organización

En la segunda fase tenemos que planificar todos los detalles que hemos definido en la anterior fase, tenemos que detallar las acciones planificadas, asignar los recursos necesarios para que se alcancen estas metas y seleccionar a las personas idóneas para realizar estas tareas.

Fundamentalmente el fin de esta fase es coordinar todos los esfuerzos para que se lleve a cabo lo planificado anteriormente y se consigan los objetivos propuestos.

La organización implica 3 niveles en los que se debe enfocar, estos son:

  • Organización global: Es aquella que implica a toda la empresa. 
  • Organización departamental: Se encarga de cada departamento y de su estructura.
  • Organización operativa: Se asignan las actividades y se dividen las tareas entre los departamentos que las tienen que realizar.
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SEGUNDA ETAPA: FASE DINÁMICA

Aquí ya hemos planificado los objetivos, hemos construido los equipos necesarios, y tenemos un plan de acción para conseguir las metas que nos hemos propuesto en consonancia con la misión y visión de la empresa… Así que ahora solo queda ponerse manos a la obra:

Fase 3: Dirección

Esta es la fase de ejecución, aquí se necesita a un director que lidere a su equipo, que lo motive, y que supervise las actividades planeadas.

Este director debe estar cómodo con su equipo, tiene que saber coordinar los esfuerzos de todos en pro de la consecución del objetivo final, y tiene que ser capaz de transmitir tanto los valores de la organización como las metas que se persiguen.

Aquí es importante el estilo de liderazgo que siga el director encargado del proyecto.

Fase 4: Control

Esta es la última fase, y es de las más importantes, aquí se busca echar una vista a todo el proceso que se ha seguido, y valorar los resultados que se han obtenido para que el siguiente proceso administrativo sea más eficiente.

En esta fase, es cuando podemos fortalecer los puntos más fuertes del proceso y reforzar los puntos débiles, para que la organización sea más fuerte y mejor. Es muy importante también observar las desviaciones entre lo planeado y el resultado final.

Puede parecer que un proyecto ha llegado a su final con esta fase, pero cuando termina esta fase comienza otra vez la primera etapa de planificación, y comenzar con todo el aprendizaje que se ha obtenido.

Tras esta fase resulta conveniente revisar la estrategia empresarial que se ha seguido, para que en la planificación del próximo proceso administrativo las decisiones sean las más idóneas.

​El proceso básico de control sigue los siguientes pasos:

  • Establecer estándares de desempeño
  • Medir los resultados presentes
  • Comparar los resultados con las normas establecidas
  • Tomar medidas correctoras

​Pero, tenemos varios tipos de control:

  • Control estratégico: Seguimiento sistemático de los puntos estratégicos de control y modificación de la estrategia de la organización con base a una evaluación
  • Control de tiempo real: Información acerca de lo que está sucediendo en este momento.
  • Control preventivo: Ilustra el problema y muestra la eficiencia de datos históricos.

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