Métodología SCRUM

La gestión de procesos es una de las partes más complicadas para cualquier empresa. No se trata solo de recursos.

Tanto la optimización del tiempo, coordinación del equipo, definición de protocolos y la asignación de tareas es un asunto de suma importancia, que requiere de conocimiento, buen criterio y mucho tiempo para su implementación.

La metodología Scrum es un proceso en el que se aplican un conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente en equipo y obtener el mejor resultado posible de un proyecto.

¿En qué consiste el método Scrum?

Con la metodología Scrum el cliente se entusiasma y confía y se compromete con el proyecto ya que lo ve crecer objetivo a objetivo.

Este método de trabajo promueve de una manera nunca vista antes la innovación, motivación y el compromiso del equipo que forma parte del proyecto, por lo que los profesionales encuentran un ámbito laboral ideal para desarrollar sus habilidades.

Beneficios de la metodología Scrum

Podríamos decir que las ventajas de la metología Scrum son:

Reducción del Time To Market

El cliente dispone de las funcionalidades más importantes del proyecto antes deque esté completado.

Mayor calidad del software

La metodología y la necesidad de obtener una versión útil que funcione después de cada objetivo ayuda a la obtención de un software de una mayor calidad.

Mayor productividad

Se consigue gracias a la eliminación de la burocracia y a la motivación del equipo.

Reducción de riesgos

El hecho de realizar las funcionalidades que poseen más valor en primer lugar y de conocer la velocidad con la que el equipo avanza, permite despejar riesgos de una manera altamente anticipada.

Flexibilidad a cambios

La metodología Scrum posee una alta capacidad de reacción ante los cambios generados por las necesidades propias del cliente o la evolución del mercado. La metodología esta hecha de manera para adaptarse a los cambios que conlleva el mercado.

Cumplimiento de expectativas

El cliente determina sus propias expectativas indicando el valor de cada fase del proyecto, el equipo las estima y, con esta información, el Product Owner establece su prioridad. Frecuentemente, el Product Owner comprueba que efectivamente los requisitos se han cumplido y transmite dicho feedback al equipo.

Predicciones de tiempos

Mediante esta metodología se conoce a ciencia cierta la velocidad media del equipo de trabajo, con lo que por consecuente, es posible estimar de una manera mucho más fácil y fiable para cuando se dispondrá exactamente de una funcionalidad que todavía está en desarrollo.

Funcionamiento de la metodología Scrum

Comienza con la elaboración del llamado "Product Backlog". Se trata de un archivo que recoge las tareas, los requerimientos y las funcionalidades que requiere el proyecto.

Cualquier miembro del equipo modificar este archivo, sin embargo el único que posee autoridad para agregar prioridades es el "Product Owner", es decir, el responsable del archivo.

La segunda etapa pasa por definir el "Sprint Backlog", el cuál es un archivo que recoge las tareas a realizar y quien las desempeña. Es muy interesante asignar las horas de trabajo que supondrá realizar cada tarea y asignarlas un coste.

El Sprint es el periodo de trabajo en el que se realizan todas las acciones previamente asignadas en el Sprint Backlog y se divide en entregas parciales para poder ir testeando nuestro producto final. Este ciclo deberá repetirse hasta que todos los elementos del Backlog hayan sido entregados.

Todas las acciones que hagamos deben de tener un control. Esto se lleva a cabo en el "Burn Down" donde marcamos el estado y la evolución del producto indicando las tareas pendientes de ser tratadas.

El Sprint: dónde y cuándo

El Sprint es la unidad básica de trabajo en la metodología Scrum. Esta característica marca la diferencia entre la metodología Scrum y otras metodologías ágiles.

El Sprint es una simple repetición de un proceso con la intención de alcanzar una meta, objetivo o resultado. El Scrum Team puede completar varios sprints durante el desarrollo del proyecto.

Un Sprint comienza con un equipo que se compromete a realizar un determinado trabajo y finaliza con la demostración de dicho trabajo. El tiempo mínimo para un Sprint es de una semana y el máximo es de 4 semanas.

Dentro de un Sprint pueden ocurrir ciertos eventos. Dichos eventos reciben el nombre de Scrum Events. Algunos de ellos son

  • Sprint Planning: Todos los perfiles involucrados en el equipo se reúnen para planificar el Sprint. Durante este evento se decide qué tareas se le asignarán a cada uno de los trabajadores. Cada trabajador deberá asignar el tiempo que crea prudente para llevar a cabo dichas tareas. De esta manera, se define el tiempo de duración del Sprint
  • Scrum Team Meeting: A estas reuniones se les deberían dedicar máximo 15 minutos diarios, y deberían ser siempre en el mismo horario y lugar. En ellas, cada miembro del equipo deberá responder tres simples preguntas: ¿Qué hiciste ayer? ¿Qué tienes planeado hacer hoy? ¿Qué obstáculos encontraste? Estas reuniones sirven para que todos los miembros del equipo se apoyen entre ellos. Si alguno de los trabajadores tiene algún inconveniente que obligue a alargar el Scrum Team Meeting, este debe tratarse más a fondo en una reunión enfocada en buscar la mejor solución para ello

Perfiles de la metodología Scrum

Como comentabamos al principio, este método no podría ser posible sin tener bien claro el concepto de "equipo de trabajo".

Por un lado tenemos al Product Owner, el cuál representa la voz del cliente y del resto de gente interesada no implicada directamente en el proyecto. Este perfil se encarga de definir los objetivos del proyecto y de garantizar que el equipo trabaja de manera correcta y alcanza dichos objetivos.

Por otro lado tenemos al Scrum Master. Este perfil es el encargado de asegurar que el equipo de trabajo no tiene problemas en llevar a cabo sus funciones y sus tareas. En otras palabras, el Scrum Master ayuda al equipo a manterese activo y productivo.

El Scrum Team es el equipo que se encarga de desarrollar el producto siguiendo las indicaciones del Product Owner y de entregarlo.

Finalmente, tenemos a los Stakeholders. Este perfil grupal comprende aquellas personas interesadas en el producto, como por ejemplo directores, dueños comerciales, inversores, etc. Simplemente son perfiles que no forman parte como tal del perfil Scrum Team pero deben ser tenidos en cuenta.

Reuniones concretas y trabajadas con anterioridad

¿Quién no ha perdido horas de trabajo y, por consecuente altas cifras de dinero, en reuniones poco productivas porque no estaban correctamente preparadas?

Esto no tiene cabida en los métodos ágiles como la metodología Scrum. En dicha metodología se valora que las reuniones han de estar planificadas como una parte más del proceso de desarrollo. Con lo cuál, el Product Owner prioriza las tareas fijadas en el Product Backlog.

Con estas tareas en mente se determina un objetivo priorizando las tareas a realizar por el Scrum Team y asignando un determinado tiempo a cada una de ellas.

Ejemplos de la metodología Scrum

La metodología Scrum se puede aplicar a muchos sectores en la actualidad, sin embargo, aún no se puede adaptar correctamente a otros como los procesos de fabricación de productos o el mundo de la construcción.

Incluso en los propios proyectos tecnológicos ha habido algún que otro fracaso. Precisamente, Jeff Sutherland, cocreador de Scrum y Asesor Senior y Coach de OpenView, explica las razones del fracaso de Healthcare y del éxito de Spotify.

Causas de fracaso de Healthcare:

  • No haber lanzado el proyecto fase por fase.
  • No hubo testeo.
  • Profunda falta de liderazgo.
  • Coordinación nula entre el Front-End y el Back-End
  • El beta test final se produjo en un período concreto muy corto.

Causas del éxito de Spotify:

  • Firmó un contrato externo de un especialista en metodologías ágiles.
  • Buen trabajo del Product Owner el cuál sabe entender las necesidades reales del cliente y trasladarlas a tiempo al equipo.
  • Buen trabajo de coordinación central de la compañía.
  • Más rápidos, más baratos y mejores frente a sus competidores Google y Apple.
  • Cada perfil laboral posee una parte del software exclusivo suyo.

11 Pasos para implementar la metodología Scrum

A continuación te vamos a resumir en 11 pasos la manera de implementar Scrum en tu empresa:

1

ELIGE UN RESPONSABLE DE PRODUCTO

Esta persona es la que dispone de una visión completamente clara de lo que se necesita o se va a hacer, fabricar o conseguir. Además, tendrá en cuenta riesgos y compensaciones, qué es posible y qué es factible.

4

ELABORA Y PRIORIZA UNA LISTA DE OBJETIVOS O BACKLOG

El Backlog no es más que una lista de todo lo que debe hacerse para convertir la visión del product owner en realidad.

Esto quiere decir que el responsable de producto tiene que tomar decisiones sobre las prioridades del proceso.

6

PLANIFICA LOS "SPRINTS"

Ésta es la primera reunión Scrum. El equipo, el Scrum Master y el responsable de producto se sientan a planificar el sprint.

Esto quiere decir que el responsable de producto tiene que tomar decisiones sobre las prioridades del proceso.

8

SCRUM DIARIO. REUNIÓN DIARIA DE PIE.

Éste es el punto vital de esta metodología ágil.

Cada día a la misma hora el equipo y el Scrum Master se ven y responden a tres preguntas:

  • ¿Qué hiciste ayer para ayudar al equipo a terminar el sprint?
  • ¿Qué vas a hacer mañana para ayudar al equipo a terminar el sprint?
  • ¿Qué obstáculos se interponen en tu camino o el del equipo?
10

RETROSPECTIVA DEL SPRINT

Después de que un equipo haya mostrado lo que ha conseguido durante el último sprint se sientan a reflexionar sobre lo que ha ido bien, lo que podría hacerse mejor y lo que se podría perfeccionar en el siguiente sprint.

¿Qué mejora puede incorporar el equipo al proceso de forma inmediata?

2

ELIGE UN EQUIPO

El equipo necesita tener las habilidades necesarias para convertir en realidad la visión del product owner. Los equipos tienen que ser pequeños.

3

ELIGE UN SCRUM MASTER

El Scrum Master es la persona que conducirá a todos los demás ayudando al equipo a eliminar todo aquello que les frene.

5

HAZ UNA ESTIMACIÓN DE LOS OBJETIVOS PENDIENTES

Es crucial que las personas que realmente van a llevar a cabo los ítems enumerados en la lista, calculen el esfuerzo que les llevará cada uno.

Cada ítem debe poder presentarse y tiene que estar listo para poder ser puesto en marcha.

7

HAZ QUE EL TRABAJO SEA VISIBLE

La forma más eficaz de hacer esto es con una pizarra de Scrum y sus tres columnas que identifican el estado del producto: Pendiente, En proceso, Hecho.

9

REVISIÓN O DEMOSTRACIÓN DEL SPRINT

Ésta es la reunión en la que el equipo muestra lo que ha construido durante el sprint.

Puede estar presente cualquiera, no sólo el responsable de producto, el Scrum Master y el equipo, sino los directivos de la empresa, los jefes, los clientes, todo el que quiera.

Es una reunión abierta en la que el equipo explica lo que han podido pasar a la columna de «hecho» durante el sprint

11

EMPIEZA INMEDIATAMENTE EL CICLO DE SPRINTS

Teniendo en cuenta la experiencia anterior del equipo con obstáculos y la incorporación de mejoras.

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